Molte aziende produttrici e/o distributrici di piccole e medie dimensioni non fanno uso di un software di tentata vendita per gli agenti o i distributori.

Facciamo un po’ di chiarezza sui software di tenta vendita, analizzandone i vantaggi, le funzionalità principali e l’aspetto operativo.

Premessa sui punti critici nella gestione della tentata vendita non automatizzata:

La gestione della tentata vendita con una operatività non informatizzata presenta una serie di criticità che si traducono in perdite di tempo, fatturato e qualità del servizio offerto.

Analizziamo gli aspetti principali:

• La programmazione degli ordini e il carico del mezzo affidata all’esperienza dell’agente ha come conseguenza un carico non ottimizzato del volume occupato dalla merce e un giro visite non produttivo;
• Poiché l’agente non ha la giacenza in tempo reale del furgone, durante il corso della giornata, dopo le prime consegne, può presentarsi la difficoltà nella gestione  degli ordini successivi con perdita di tempo notevole;
• La gestione dei resi merce, del lotto e della data di scadenza è demandata al magazzino centrale creando inevitabili ritardi e sprechi di merce;
• La produzione di documenti di trasporto o fatturazione cartacei comporta un successivo inserimento manuale dei dati nel gestionale aziendale;
• La gestione manuale degli incassi aumenta la complessità ed il margine di errore, ottenere una contabilità allineata tra clienti e fornitori diventa un processo laborioso e impegnativo;

Vantaggi:

1.  Ottimizzazione dei costi e delle risorse

2. Emissione richieste di approvvigionamento al magazzino centrale da remoto

3. Magazzino viaggiante aggiornato in tempo reale

4. Fatturazione ed incassi aggiornati in tempo reale

Funzionalità principali:

Le funzioni standard di un software di tentata vendita sono

• Anagrafica cliente, articoli e listini;
• Programmazione giri visita;
• Ordine e\o pre-ordini al magazzino centrale da remoto;
• Consultazione e stampa giacenze magazzino viaggiante in tempo reale;
• Gestione e stampa di differenti documenti e causali (Fattura, DDT,  Reso cliente, Nota di credito)
• Vendite con o senza gestione lotti e data scadenza;
• Gestione resi, omaggi o cambio merci contestuali alla vendita;
• Incassi e scadenziario;
• Statistiche di vendita e magazzino per articolo\cliente
• Visualizzazione e stampa di resi e incassi
• Carico e scarico merci tramite la lettura di codici a barre

Cosa bisogna sapere prima dell’acquisto di un software di tentata vendita

Il primo aspetto da verificare è se il vostro software gestionale permette l’esportazione e l’importazione delle anagrafiche e dei documenti, perché il software di tentata vendita deve necessariamente interfacciarsi al database aziendale.

Quali sono i dati che vengono scambiati tra gestionale aziendale e sw di tentata vendita?

◼ Tabelle Anagrafiche: Clienti, Articoli, Listini;

◼ Documenti: Ordini clienti, DDT, Fatture, documenti di carico e scarico magazzini ( magazzino centrale e viaggiante per singolo autista );

◼ Mastrino clienti e incassi

Il secondo aspetto da analizzare è relativo all’hardware che vogliamo utilizzare:

➡ smartphone e tablet oppure palmari industriali integrati con lettore di codice a barre ;

➡ stampante portatile Bluetooth per la stampa di rivcevute

Aspetto operativo

Dal punto di vista operativo un processo automatizzati di tentata vendita è così strutturato

• L’agente inserisce il pre-ordine direttamente sul dispositivo a lui assegnato (tablet, smartphone, etc).
• L’agente effettua il carico del mezzo attraverso il lettore di codice a barre: in questo modo si ha una giacenza reale del magazzino viaggiante.
• L’integrazione del software con Google Maps garantisce una maggiore ottimizzazione del percorso.
• Contestualmente alla vendita l’agente può gestire incassi, eventuali resi, omaggi, cambi merci, stampa dei documenti e inserimento di un nuovo pre-ordine.
• Trasmissione in tempo reale del pre-ordine
• Trasmissione immediata all’ufficio amministrativo di tutti i documenti: Fatture, DDT, Note di credito e Report incassi della giornata
• Rientrato al magazzino centrale l’agente restituisce la merce invenduta con eventuali resi.

Con questo semplice flusso operativo si evince l’ottimizzazione del:

Tempo dell’agente e degli operatori del magazzino e del personale amministrativo,

Giacenze di magazzino allineate

Contabilità sempre aggiornata

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Approfondimenti

Software Tentata Vendita  http://www.acsistemisrl.com/tentata-vendita.html

Palmari per la tentata vendita http://www.acsistemisrl.com/palmari.html

Tablet industriali http://www.acsistemisrl.com/tablet-industriali.html

Stampanti portatili http://www.acsistemisrl.com/portatili.html

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