Quando si decide di acquistare un nuovo sistema eliminacode multiservizio e multi-sportello è importante effettuare un’analisi preliminare sul metodo di configurazione dei diversi parametri.
Un sistema eliminacode che gestisca efficacemente più servizi e più sportelli deve essere facilmente configurabile da qualsiasi operatore senza dover ricorrere al fornitore che spesso non è immediatamente disponibile per apportare dei repentini cambiamenti.
I principali parametri che devono essere impostati in un eliminacode sono:
- Numero di servizi
- Numero di sportelli
- Numero di servizi associati ad ogni sportello
- Schedulazioni orarie/settimanali per ogni servizio
- Gestione delle priorità delle persone in coda
- Chiamata vocale
- Personalizzazione del layout di visualizzazione delle code e del ticket
Questi parametri richiedono una configurazione personalizzata sulle proprie esigenze di gestione degli utenti in coda.
Inoltre, le specifiche necessità possono cambiare nel corso del tempo e quindi il software di gestione del sistema deve essere una chiave di valutazione primaria nella scelta dell’eliminacode adatto a regolare il flusso di persone.
Come deve essere strutturato un software per la gestione di un sistema eliminacode?
Il software deve avere 3 caratteristiche fondamentali:
- facile da utilizzare
- riassumere tutti i parametri di configurazione in un pannello riepilogativo
- consentire la massima flessibilità di configurazione per rispondere alle richieste attuali ma anche ad eventuali cambiamenti futuri
Analizziamo nel dettaglio le principali impostazioni di configurazione e come possono essere personalizzate in base alle specifiche esigenze della struttura.
Gestione dei servizi
In un sistema eliminacode multiservizio, una gestione completa dei servizi significa avere la possibilità di:
- abilitare/disabilitare il singolo servizio
- cambiare il nome del servizio
- cambiare il colore rappresentativo del servizio
- impostare un intervallo di emissione del ticket, ad esempio un servizio di visite specialistiche potrebbe essere impostato sull’emissione di massimo 10 ticket giornalieri
- impostare la chiamata vocale del servizio
Schedulazione degli orari di attività del servizio
Per ogni servizio deve essere possibile programmare gli orari di attività settimanale.
Inoltre, quando il servizio non è disponibile deve apparire il messaggio “CHIUSO” e gli orari di attività di quel servizio.
Gestione delle priorità di chiamata
Negli studi medici, nei laboratori di analisi e in alcuni uffici amministrativi ci sono delle file che devono avere una priorità di chiamata differente.
Quindi la priorità di chiamata deve essere un parametro facilmente accessibile e configurabile secondo diversi criteri di programmazione (priorità bassa, standard, alta, scalare)
ATTENZIONE: verificare sempre che l’algoritmo di calcolo delle priorità soddisfi i propri requisiti di chiamata, in altre parole verificare che il sistema eliminacode che si intende acquistare gestisca le priorità secondo le nostre esigenze di gestione della coda.
Configurazione delle chiamate
Quando si deve gestire un flusso di persone su più servizi e diverse postazioni è fondamentale che la consolle di chiamata gestisca in modo completo e versatile la chiamata.
Il sistema MicroTouch consente di gestire i servizi che devono essere chiamati dal singolo sportello offrendo una configurazione completa e ricca di opzioni per coprire qualsiasi esigenza operativa.
Inoltre, l’opzione AUTO-CALL permette di effettuare chiamate automatiche su tutti i servizi selezionati tenendo in considerazione eventuali priorità.
Opzioni di Riaccodo automatico
Questa funzionalità consente di trasferire automaticamente un ticket appena gestito ad un altro servizio.
Richiamata/Trasferimento ticket
Questa opzione consente di effettuare una richiamata del numero o un trasferimento ad un altro servizio del ticket preso in carico
Chiamata selettiva
MicroTouch consente anche la chiamata manuale di un ticket senza tenere conto delle priorità o della sequenza temporale di arrivo degli utenti
Composizione dello stile del biglietto
Per ogni servizio deve essere possibile personalizzare gli elementi che compongono il biglietto.
Sul biglietto devono potere essere stampate le informazioni necessarie e opzionali come:
- il nome del servizio
- il numero di turno
- data/ora di emissione del ticket
- messaggi personalizzati
- logo o eventuale grafica
- numero delle persone in coda
- tempo di attesa stimato
Reportistica e statistiche
Un sistema eliminacode ben progettato deve avere un modulo di reportistica che indichi le statistiche relative a un determinato periodo selezionato.
Le statistiche devono tener conto del totale dei biglietti emessi, il totale dei biglietti serviti e il totale dei biglietti stimati persi, il tempo medio di lavoro degli operatori che hanno gestito un determinato servizio.
Le statistiche sono utili per effettuare un’analisi della gestione del flusso dell’utenza e apportare opportuni cambiamenti per rendere il servizio di gestione della coda più veloce.
In conclusione
Un sistema eliminacode efficiente deve offrire delle garanzie di autonomia nella gestione e nella manutenzione dell’impianto, rendendo la soluzione indipendente dal fornitore.
Gli strumenti di amministrazione del sistema devono essere di semplice comprensione e devono essere facilmente accessibili e configurabili dal personale della struttura.
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