Il modo in cui viene gestito l’inventario ha un impatto incisivo sulla redditività dell’azienda.
Le operazioni di conteggio dei beni nelle fasi di inventario sono uno dei compiti più noiosi: sono costosi da eseguire, richiedono molto tempo e sono soggetti a errori umani.
D’altronde, conoscere le movimentazioni delle merci ti permetterà di prendere decisioni sulle merci danneggiate, su eventuali furti, articoli poco richiesti e ti aiuterà a fare acquisti commisurati ai dati di vendita.+
I conteggi dell’inventario devono essere eseguiti in modo sistematico per evitare perdite e errori dovuti ad una gestione non organizzata.
Facciamo una panoramica dei miglioramenti che possiamo apportare eseguendo un inventario periodico e quali sono gli strumenti che permettono di eseguire i conteggi velocemente e senza errori
Contrazione dei beni inventariati
Errori nella fase di entrata merci e carico di magazzino, anagrafica delle merci non gestita tramite codice a barre e furti determinano nel tempo una diminuzione dei beni.
Il costo del restringimento del magazzino è significativo se non viene notato poiché non si perde solo il valore dei beni ma anche le vendite che potrebbero essere state fatte da tali beni.
Inoltre, le aziende che non eseguono regolarmente i conteggi inventariali e mancano di una gestione ordinata e organizzata del magazzino incoraggiano una contrazione crescente se la sottrazione delle merci è dovuta a furto, poiché i sottrattori avranno la consapevolezza che il furto non verrà rilevato.
Livelli delle scorte
I livelli delle scorte saranno inaffidabili portando a mancati ordini di acquisto o scorte eccessive di un articolo.
I conteggi inventariali ben eseguiti aumentano l’accuratezza dell’inventario del negozio portando ad una migliore pianificazione del flusso di cassa attraverso acquisti e vendite più redditizie.
Un fattore chiave di perdita delle entrate è una cattiva gestione dei riordini automatici.
Se le tue scorte disponibili sono esaurite e il tuo sistema pensa che tu abbia 9 articoli quando ne hai solo 3 perché non hai gestito l’inventario, potresti trovarti uno scaffale vuoto con conseguente perdita di vendita. La gestione automatizzata dei riordini è uno strumento utile per gestire in modo intelligente le scorte in base alle vendite del periodo.
Conteggi inventariali parziali e completi
I conteggi dell’inventario dovrebbero essere eseguiti in diversi periodi dell’anno per evidenziare e verificare eventuali anomalie. Quindi si dovranno eseguire:
> Conteggi completi che vengono generalmente fatti una volta all’anno, solitamente alla fine dell’anno finanziario per fornire il valore del proprio magazzino.
> Conteggi parziali che vengono eseguiti su piccole sezioni di un negozio e/o magazzino per rilevare eventuali anomalie.
I conteggi parziali aiutano anche a ridurre la quantità di lavoro richiesto durante il conteggio completo di fine anno.
I conteggi parziali possono essere organizzati in modi differenti: ad esempio possono essere fatti per settori del negozio (ad esempio inventario della sezione calzature), per marchio, per tipo di prodotto o per importanza dei prodotti per la propria attività.
Con quest’ultima opzione ha senso contare gli articoli dell’inventario che costituiscono la maggior parte delle vendite più spesso rispetto ai prodotti a movimentazione più lenta.
Come ottimizzare i conteggi dell’inventario fisico
Ci sono molte cose che puoi fare per minimizzare l’interruzione delle operazioni di conteggio e assicurarti che le operazioni inventariali vengano eseguite nel modo più fluido possibile.
Utilizzare un lettore per la scansione dei codici a barre degli articoli offre un indiscusso vantaggio tecnologico che fa risparmiare tempo e denaro.
Inoltre, l’utilizzo di un software con un modulo per il magazzino permette di eseguire le operazioni di conteggio velocemente e senza errori.
Esistono in commercio moltissimi software per tutte le esigenze e per qualsiasi budget.
Quindi il primo passo per eseguire un inventario è l’acquisto di un software gestionale e l’utilizzo di un lettore barcode o di un terminale.
Un magazzino che non viene gestito con strumenti informatici e dispositivi per l’identificazione automatica comporta un lavoro manuale lungo e spesso con dati discordanti dalla situazione reale.
L’utilizzo di un lettore presuppone che tutti gli articoli siano dotati di codici a barre. Qualora fossero presenti articoli senza codice a barre si dovrebbe attribuire un’etichetta con codice a barre anche a questi articoli. In questo ultimo caso utilizzare una stampante di etichette semplifica e velocizza il lavoro di etichettatura degli articoli non dotatati di barcode.
Quindi gli strumenti utili per gestire un inventario in modo semplice e veloce sono:
- software di magazzino, eventualmente sostituibile, per un piccolo inventario con un foglio Excel
- lettore di codici a barre o terminale da magazzino
- stampante di etichette
Pianificazione e preparazione dei conteggi inventariali
Prova a pianificare i conteggi parziali dell’inventario quando ti aspetti che i livelli delle scorte siano al minimo: questo ridurrà il costo e il tempo necessari per il tuo conteggio.
Diversi giorni prima del conteggio programmato, esegui una rapida scansione visiva dell’inventario che prevedi di contare. Risparmierai tempo durante il conteggio se prepari le merci da inventariare in stock ordinati e correggi, prima dei conteggi, eventuali articoli con codici a barre mancanti.
Cerca di preparare con anticipo un ordine logistico per procedere in modo veloce senza intoppi
Smaltisci eventuali scorte difettose o obsolete per risparmiare sui tempi necessari per contare merce che non deve rientrare nei conteggi dell’inventario
Pre-contare prodotti o aree a movimento lento
Se ci sono delle aree o dei prodotti che hanno una rotazione lenta è consigliabile programmare dei conteggi parziali prima dell’inventario generale. Ricordarsi di contrassegnare o bloccare queste aree per evitare che vengano nuovamente conteggiate durante l’inventario completo.
Congelare e ridurre le attività di magazzino
Cercare di chiudere e spedire tutti gli ordini aperti per ridurre al minimo la possibilità di contare lo stock già assegnato.
Inoltre, interrompi le consegne e gli spostamenti delle merci subito prima del conteggio per evitare di duplicare o omettere le quantità con il cambiamento dei livelli di scorte.
Completa tutti i documenti per prodotti già consegnati o spediti
Qualsiasi prodotto consegnato prima del conteggio e incluso nel conteggio deve essere elaborato nel software di inventario prima di iniziare il conteggio. Per gli articoli venduti ma non consegnati assicurarti che vengano elaborati e rimossi dalle quantità di inventario iniziali prima del conteggio
Come rendere fluido il giorno del conteggio
Per i magazzini e negozi con scorte miste è raccomandabile contare per posizione. Per ridurre al minimo il conteggio doppio degli articoli o il non conteggio di articoli sotto scorta contare per posizione e non per prodotto.
Non spostare alcun prodotto durante il conteggio
La ricerca di oggetti fuori posto è comune durante il conteggio delle scorte, ma questa è una pratica che spesso conduce ad errori.
Spostare gli oggetti durante il conteggio delle scorte aumenterà notevolmente le probabilità di doppio conteggio.
È preferibile finire il conteggio in modo accurato e poi riposizionare gli elementi fuori posto nelle ubicazioni corrette una volta finiti tutti i conteggi inventariali.
Contrassegnare le aree appena completate
Dopo aver scansionato centinaia di elementi, è facile dimenticare ciò che è stato o non è stato contato.
Assicurarsi di contrassegnare le aree inventariate non appena completate per evitare la duplicazione.
Il conteggio delle scorte è un costo stressante ma necessario per gestire un’attività di vendita al dettaglio poiché disporre di rapporti accurati sui prodotti disponibili è fondamentale per prendere le migliori decisioni in materia di marketing, vendite e acquisti.
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