Le Pubbliche Amministrazioni e le imprese private devono monitorare e tracciare i beni aziendali.
Per fare l’inventario dei cespiti occorre dotarsi di strumenti software e hardware che consentono una gestione automatizzata e senza errori dello stato patrimoniale della società.
In questo articolo vediamo come effettuare un inventario fisico, ossia basato sulle effettive quantità dei beni e gli strumenti indispensabili per la gestione dei cespiti in autonomia.
Sommario
Identificazione dei cespiti
Per eseguire un inventario prima di tutto occorre identificare ogni singolo bene aziendale con informazioni descrittive (tipologia, categoria, numero di serie, marca e modello, ecc.) e informazioni di localizzazione (edificio, ufficio, piano, reparto).
L’identificazione corretta può essere eseguita direttamente nel gestionale aziendale o in un database dedicato.
Codifica dei cespiti
Nel database ad ogni bene deve essere associato un codice numerico o alfanumerico univoco, rappresentato su un’etichetta attraverso un codice a barre e quindi scansionabile da un dispositivo di identificazione automatica come un lettore o un terminale portatile.
Per una gestione veloce ed automatizzata della procedura, anche ogni stanza dovrà essere codificata con un codice a barre per permettere l’abbinamento locazione/cespite.
È opportuno scegliere un codice a barre compatto, preferibilmente generato con un contatore progressivo.
Stampa delle etichette dei cespiti
Dal database devono essere stampate le etichette identificative con il codice a barre ed opzionalmente altre informazioni utili (categoria, descrizione, intestazione azienda/sede/locazione, etc.).
La tecnologia di stampa più affidabile per produrre etichette indelebili è la stampa a trasferimento termico.
La stampa deve avvenire su un’etichetta in materiale sintetico che sia:
- resistente ad abrasione, graffi, solventi e detergenti
- flessibile per aderire a qualsiasi superficie anche irregolare (PC, quadri, mobili, tappezzerie)
- con adesivo tenace e durevole nel tempo.
Approfondisci
COME STAMPARE LE ETICHETTE PER I CESPITI AZIENDALI
Lettura e localizzazione del bene
Si procede quindi all’inventario dei beni attraverso la lettura del codice a barre presente sul bene che dovrà essere associato alla rispettiva ubicazione.
Questa fase potrà essere effettuata con differenti dispositivi, in funzione dell’organizzazione aziendale e del budget stanziato per la gestione dei cespiti in autonomia.
Analizziamo le possibili alternative.
Dispositivi per la lettura dei codici a barre
Le tecnologie a disposizione per la tracciabilità dei cespiti sono:
- lettore di codici a barre
- terminale portatile con lettore di codici a barre integrato
- terminale con lettore Rfid
Inventario dei cespiti con lettore di codici a barre
È la soluzione più economica.
Può essere utilizzato un semplice lettore di codici a barre nelle circostanze più semplici da gestire (aziende di piccole dimensioni)
Infatti, un lettore legge solo il codice e non restituisce nessuna informazione descrittiva sul cespite (categoria, tipologia, modello, marca).
Un lettore lavora quindi in collegamento con una postazione Pc, dove si aggiornano le giacenze e le ubicazioni dei cespiti nel database aziendale.
Puoi optare per vari modelli di lettori di codici a barre:
- Scanner a pistola (con cavo Usb o cordless)
- Scanner tascabile o con laccetto da polso/collo
- Se invece la raccolta dati viene effettuata tramite tablet o smartphone, si può optare per dispositivi di lettura che si collegano attraverso una connessione Bluetooth alle altre periferiche in uso.
Inventario dei cespiti con terminale portatile
È la soluzione che coniuga efficienza e prezzo.
Un terminale è un dispositivo in cui è installata un’applicazione dedicata all’inventario dei cespiti ed è dotato di un gruppo ottico per la scansione dei codici a barre.
L’applicazione contiene tutti i dati e le informazioni relative ai beni aziendali, ossia è una “clonazione” del database.
Con un terminale puoi effettuare un inventario dei cespiti in completa mobilità e indipendenza dal Pc.
Tramite la scansione del codice a barre l’applicazione sul terminale è in grado di restituire la descrizione completa del cespite e la pregressa giacenza o ubicazione, consentendo di aggiornarle.
Una volta terminate le operazioni di inventario i dati potranno essere trasmessi al gestionale tramite un file in formato opportuno.
Quindi il terminale è lo strumento attraverso il quale passi i dati dall’applicazione residente sul terminale al database residente sul PC, cioè al gestionale aziendale.
Inventario dei cespiti con terminale Rfid
È la soluzione con un livello di automazione più elevato.
In alcune applicazioni può essere utilizzata la tecnologia Rfid, ma va detto che i progetti Rfid richiedono un’analisi accurata dell’ambiente di implementazione per verificare che non ci siano condizioni di disturbo e interferenza.
La tecnologia Rfid utilizza la radiofrequenza per il rilevamento automatico dei cespiti e la compresenza di ampie superfici metalliche o volumi di liquidi potrebbe pregiudicarne la fattibilità.
Le etichette identificative del cespite (tag Rfid), oltre alla parte stampata con il codice a barre, hanno un chip.
La stampante di etichette, quindi, ha sia il meccanismo di stampa sia un dispositivo di codifica che memorizza i dati nel chip.
Il terminale per la lettura dei tag è dotato di un’antenna che, in un certo raggio d’azione, intercetta contemporaneamente tutti i cespiti presenti nell’area, senza necessità di visibilità diretta.
Prima di adottare la tecnologia Rfid è opportuno ponderare se apporterà degli effettivi benefici rispetto alla meno costosa tecnologia con codice a barre.
La nostra piattaforma in cloud per i cespiti
Avere una dashboard in cloud consente di effettuare le operazioni di inventario in completa mobilità e con le rettifiche costantemente aggiornate, anche da più operatori contemporaneamente.
Con l’applicazione CESPITI qualsiasi file generato con un terminale Android viene salvato in cloud, cioè in uno spazio web riservato, raggiungibile in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo e postazione PC.
Nella piattaforma è possibile gestire velocemente e senza errori i beni aziendali tramite la scansione del codice a barre o del tag Rfid applicato sul cespite.
Ad ogni scansione con il terminale sono associati i seguenti campi:
operatore, ubicazione, centro di costo, stanza e cespite.
Se vuoi utilizzare gratuitamente la versione DEMO, collegati alla nostra piattaforma:
https://www.inventarioincloud.com/
Guarda il video Tutorial
Conclusioni
Il processo di identificazione e tracciabilità dei cespiti deve essere commisurato ai requisiti aziendali, scegliendo tra varie risorse e tecnologie disponibili sul mercato.
La valutazione dei costi di gestione e della semplicità di implementazione sono la chiave per effettuare la scelta più idonea.
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Elisabetta Urbisaglia
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