Le Pubbliche Amministrazioni devono monitorare e tracciare il patrimonio aziendale per rispondere ad un obbligo di legge (decreto legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001) che ha introdotto la responsabilità amministrativa degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato.
Fare l’inventario dei cespiti significa dotarsi di strumenti software e hardware che consentono la tracciabilità e la gestione dello stato patrimoniale della società.
L’inventario consiste essenzialmente nell’identificare ed etichettare ogni singolo bene aziendale, che sarà caratterizzato da informazioni di carattere descrittivo come tipologia, categoria, numero di serie, marca e modello, ecc. e da informazioni di localizzazione come edificio, ufficio, piano, reparto.
Il flusso operativo di un sistema di tracciabilità è contraddistinto da 3 fasi principali:
- Stampa delle etichette dal gestionale aziendale
Dal gestionale aziendale devono essere stampate le etichette di identificazione dei cespiti.
Ogni etichetta dovrà riportare il codice a barre in base alla progressione alfanumerica che identifica il cespite all’interno del database aziendale e la famiglia di codice scelta.
Sull’etichetta potrà essere stampata qualsiasi altra informazione utile all’identificazione del bene (categoria, descrizione, intestazione azienda/sede/locazione, etc.).
- Codifica dei beni e delle stanze
Dopo aver creato il layout e la codifica del cespite, si procede con la stampa su un’etichetta in materiale resistente con adesivo tenace, durevole nel tempo e resistente a graffi, abrasioni e detergenti.
Per una gestione veloce ed automatizzata della procedura, ogni stanza dovrà essere codificata con un codice a barre per permettere l’abbinamento locazione/cespite
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- Lettura e identificazione del bene
Si procede quindi all’inventario dei beni attraverso la lettura del codice a barre presente sul bene che dovrà essere sarà associato alla rispettiva ubicazione.
Questa fase di lettura potrà essere effettuta in modi operativi differenti, in funzione dell’organizzazione aziendale e del gestionale utilizzato per fare la raccolta cespiti.
Le premesse per ottenere una tracciabilità dei cespiti aziendali precisa e priva di errori sono:
- classificazione dei beni con criteri univoci per determinare una ricognizione priva di errori
- stampa su un supporto (etichetta) che abbia un adesivo permanente e tenace in modo che possa aderire saldamente su qualsiasi superficie, anche su materiali a bassa energia come la plastica o con forme irregolari.
I cespiti sono solitamente costituiti da una gamma varigata di oggetti, dai PC ai quadri, dai mobili alle tappezzerie: è fondamentale trovare un supporto che possa adattarsi a un insieme eterogeneo di elementi.
- inoltre i beni aziendali vengono puliti con detergenti e sostanze aggressive che possono deteriorare la stampa e compromettere la lettura del codice a barre: selezionare etichette idonee che durano nel tempo e resistono all’aggressione di solventi e detergenti.
- scegliere un codice a barre che sia compatto e leggibile da un lettore standard senza configurazioni particolari o algoritmi di decodifica avanzati
Analizziamo ora gli strumenti necessari e le tecnologie a disposizione per la tracciabilità dei cespiti.
Solitamente la tecnologia di stampa più diffusa per la codifica e la stampa di un’etichetta durevole nel tempo è il trasferimento termico.
I vantaggi offerti da una stampa a trasferimento termico sono numerosi
- velocità
- qualità di stampa eccellente di testi, grafica e codice a barre
- scelta ampia e versatile dei materiali di stampa
- basso costo stampa
- stampa in funzione del fabbisogno
- produzione di modelli idonei a qualsiasi esigenza operativa (desktop, industriali, semi-industriali, portatili)
In alcune applicazioni può essere utilizzata anche la tecnologia RFID, ma va detto che i progetti RFID richiedono un’analisi accurata dell’ambiente e dei requisiti specifici dell’applicazione.
Prima di adottare una nuova tecnologia è opportuno valutare se l’implementazione RFID è la soluzione giusta per la propria attività e per il processo che si sta automatizzando e se apporterà dei benefici rispetto alla meno costosa tecnologia con codice a barre.
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Gli strumenti indispensabili per l’inventario dei cespiti sono:
Esistono modelli per qualsiasi esigenza operativa e con opzioni di connettività multiple: desktop, portatili, industriali per elevati volumi di stampa
L’etichetta deve avere 3 caratteristiche indispensabili:
- una forte adesione su qualsiasi superficie
- indelebile
- resistente a fattori esterni aggressivi e deterioranti
Se si utilizzala tecnologia di stampa a trasferimento termico, oltre alle etichette, è importante selezionare il corretto nastro di stampa (ribbon) che assicura la permanenza della stampa per tutto il ciclo di vita dell’etichetta
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La scelta del lettore dipende dall’applicazione.
Si può optare per un lettore collegato con cavo al PC o wireless, oppure un gruppo ottico integrato in un palmare che consente una mobilità completa e indipendente del processo di lettura e raccolta dati.
Se invece la raccolta dati viene effettuata tramite tablet o smartphone, si può optare per dispositivi di lettura tascabili come l’Opn 2006 o il Symbol CS4070 che si collegano attraverso una connessione Bluetooth alle altre periferiche in uso.
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Il processo di identificazione e tracciabilità dei cespiti deve essere implementato solo dopo un’analisi accurata dei requisiti aziendali e una conoscenza delle risorse e delle tecnologie disponibili sul mercato.
La valutazione delle diverse possibilità, dei costi di gestione e della semplicità di implementazione è la chiave per effettuare la scelta più idonea al proprio processo aziendale.
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