Il rinnovamento tecnologico richiede la valutazione di una serie di fattori essenziali per garantire che l’implementazione della soluzione rappresenti i requisiti richiesti e semplifichi il processo di gestione della coda.
Quando si sceglie un sistema di gestione code multiservizio e multisportello è importante spendere un po’ di tempo per analizzare il flusso dei clienti e dei servizi, stabilendo con precisione quali requisiti devono essere soddisfatti dall’eliminacode.
Solitamente chi acquista un eliminacode deve risolvere un problema: gestire e organizzare un flusso di persone che si reca alla propria struttura per usufruire di uno o più servizi.
Vediamo quali sono i fattori chiavi da considerare per selezionare una soluzione di gestione code adeguata alla propria attività.
- I componenti hardware basilari di un sistema eliminacode sono:
- EROGATORE DI BIGLIETTI
- DISPLAY RIEPILOGATIVO DEI SERVIZI E DEL NUMERO SERVITO
- TELECOMANDI DI CHIAMATA (VIRTUALI O FISICI)
- DISPLAY DI SPORTELLO PER LA VISUALIZZAZIONE DEL SERVIZIO E NUMERO SERVITO
Esaminare quali sono i componenti necessari per la gestione organizzata della propria attività, il tipo di telecomando più funzionale (cablato, wireless, virtuale su PC), l’utilizzo di un visore di sportello, la dimensione del display riepilogativo e l’eventuale ripetizione su più schermi se la struttura è grande e è dotata di più sale di attesa, etc
- Gli elementi chiave che devono essere specificati per una corretta selezione e configurazione del sistema sono:
- Numero di servizi
- Numero di sportelli
- Numero di servizi associati ad ogni sportello
- Gestione delle priorità
- Software di gestione e controllo del sistema
- Connettività dell’intero sistema (cablato o WIFI)
- Digital Signage per la visualizzazione di contenuti informativi e/o promozionali
- Elementi operativi da considerare nella fase di pre-analisi in funzione delle specifiche esigenze sono:
- Statistiche sullo stato dei servizi e delle persone in coda
- Scalabilità del sistema per esigenze future
- Schedulazioni orarie settimanali per ogni servizio
- Numerazione del ticket da 2 o 3 cifre (01 oppure 001)
- Chiamata vocale
- Personalizzazione del layout del ticket e del monitor di visualizzazione delle code
Inoltre, la scelta di una soluzione eliminacode dovrebbe rispettare 3 criteri fondamentali
- semplicità di utilizzo
- visualizzazione delle code chiara e leggibile
- software di gestione e configurazione di immediata comprensione da parte degli operatori, che devono essere autonomi per qualsiasi operazione di intervento o modifica del sistema.
L’installazione e la manutenzione di un eliminacode deve essere semplificata a poche operazioni e gestibile dagli operatori, per evitare qualsiasi fermo macchina fino all’intervento del fornitore
È fondamentale valutare un sistema che risolva le vostre necessità, altrimenti si rischia di perdere l’investimento in una soluzione non idonea alle specifiche esigenze, senza ottimizzare l’affluenza delle persone.
Un laboratorio di analisi o un ospedale ha esigenze differenti da una banca o da un ente pubblico e la scelta deve essere indirizzata verso la soluzione più semplice in grado di risolvere la gestione delle code offrendo un servizio efficiente ed organizzato alla propria clientela
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